Pour les organisateurs, un logiciel d’inscription aux congrès médicaux doit offrir bien plus qu’un formulaire d’inscription. Ils doivent recueillir des informations structurées, gérer la capacité, vérifier qui peut rejoindre la Guest List de l’Event et proposer à chaque participant accepté un parcours clair vers l’Invitation, le QR Ticket et le Check-in validé. QRGATE réunit ces étapes dans un même contexte Event. Le contexte médical décrit le cas d’usage opérationnel ; QRGATE ne revendique pas de conformité spécifique au secteur médical, de gestion des crédits CME ou DPC, de suivi d’accréditation ni de gestion de programme scientifique.
Ce que les équipes d’inscription d’un congrès médical doivent contrôler
Un parcours d’inscription devient difficile à gérer lorsque les soumissions publiques, les participants acceptés et les entrées réelles sont traités comme une seule et même chose. Les problèmes fréquents sont notamment un formulaire limité au nom et à l’adresse e-mail, des inscriptions groupées qui masquent les personnes individuelles, un calcul de capacité basé sur les groupes plutôt que sur les participants et des outils séparés pour l’inscription, l’Invitation et le Check-in.
- Séparer une soumission de Registration publique d’un Guest accepté pour l’Event.
- Recueillir les champs standard des participants et les questions personnalisées définies par l’organisateur dans un formulaire structuré.
- Calculer la capacité par participant et non par Registration Group.
- Distinguer la vérification, le statut de Registration, l’intention RSVP, l’identification par QR Ticket et le Check-in réel.
- Fournir aux équipes un export individuel contenant les données standard et les réponses personnalisées.
Pourquoi les solutions manuelles atteignent rapidement leurs limites
Les équipes peuvent combiner tableurs, échanges d’e-mails et liste d’accueil sur place pour gérer un congrès. Un coordinateur peut copier les réponses dans une Guest List, tenir un second fichier pour la capacité, envoyer les Invitations avec un autre outil et demander au personnel de confirmer les noms à l’entrée. Ces contournements rendent plus difficile l’identification de l’enregistrement à jour, du rattachement à un groupe, de l’approbation d’une personne et de son entrée effective dans l’Event. Ils peuvent aussi confondre une réponse RSVP ou une image QR lisible avec une décision d’admission enregistrée.
- Une ligne de tableur ne conserve pas nécessairement le lien entre le Registration Contact et chaque participant.
- Un décompte par groupe peut sous-estimer les places utilisées lorsqu’un contact inscrit plusieurs personnes.
- Une soumission publique ne devient pas automatiquement un Guest accepté ni une autorisation d’entrée.
- Le scan d’un QR code ne décide pas à lui seul si un Guest peut entrer.
- Des systèmes séparés obligent les équipes à rapprocher manuellement les données de Registration, Guest, Invitation et Check-in.
Comment QRGATE relie le parcours d’un congrès médical
QRGATE est une plateforme de gestion opérationnelle des Events sur invitation, avec un module Event Registration optionnel. L’organisateur configure d’abord l’Event et ses paramètres de Registration, puis publie une Public Registration Page aux couleurs de l’Event. Les soumissions sont enregistrées comme des Registration avant de pouvoir rejoindre le parcours Guest. Selon la politique de l’Event, l’organisateur peut examiner manuellement les dossiers éligibles ou activer le transfert automatique pour les Registrations éligibles disposant de la base de vérification documentée.
- Configurer les dates d’ouverture et de fermeture, la capacité maximale, l’affichage facultatif des places restantes et le mode de transfert.
- Publier une Registration Page dédiée à l’Event avec son branding, ses informations principales et un bloc d’information rédigé par l’organisateur.
- Recueillir le nom, l’adresse e-mail, le téléphone, l’entreprise, la fonction et les commentaires, ainsi que des questions personnalisées.
- Utiliser la vérification par e-mail et des liens de gestion sécurisés pour les inscriptions individuelles et les Registration Contacts.
- Examiner le statut de Registration, l’état de vérification et l’état de conversion vers la Guest List avant ou pendant le transfert.
- Poursuivre séparément le parcours Guest → Invitation → RSVP facultatif → QR Ticket → Check-in validé.
Recueillir des informations structurées sur les participants
Le Registration Form Builder permet d’ajouter des questions personnalisées aux champs standard. Pour un congrès médical hypothétique, l’équipe peut utiliser des questions de texte ou à choix pour organiser l’Event, par exemple sur l’établissement, la fonction professionnelle ou l’option de participation. Ces questions sont définies par l’organisateur ; elles ne constituent pas des règles de validation d’éligibilité médicale ou de licence professionnelle.
- Utiliser Short text et Long text pour les informations définies par l’organisateur.
- Utiliser Yes / No, Single choice, Multiple choice et Checkbox pour structurer les réponses.
- Configurer, lorsque cela est pris en charge, les libellés, textes d’aide, champs obligatoires ou facultatifs, l’état actif et l’ordre d’affichage.
- Conserver chaque réponse avec son Attendee Registration individuel.
- Exporter les réponses aux questions personnalisées sous forme de colonnes dynamiques dans l’export Excel des Registrations.
Gérer capacité et vérification avant le transfert vers la Guest List
QRGATE considère la capacité comme un nombre de participants et non comme un nombre de Registration Groups. Si un Registration Contact vérifié ajoute cinq participants, ces cinq personnes utilisent cinq places. Le contrôle final de capacité est effectué côté backend, y compris contre les soumissions concurrentes. L’organisateur peut aussi choisir d’afficher ou non la disponibilité sur la Public Registration Page.
- Les participants New et Approved comptent dans la capacité normale.
- Les participants Rejected et Waitlist ne comptent pas dans la capacité normale.
- Le transfert manuel vers la Guest List est le mode par défaut et conserve l’approbation dans le workflow de l’organisateur.
- Le transfert automatique peut être activé par Event pour les Registrations éligibles.
- Une auto-inscription nécessite la vérification de l’adresse e-mail du participant pour être éligible.
- La vérification d’un Registration Contact peut servir de base pour les participants ajoutés par ce contact, mais elle ne vérifie pas l’adresse e-mail de chaque participant.
Inscrire plusieurs participants sans perdre leurs fiches individuelles
Un Registration Contact peut vérifier son adresse e-mail et ajouter un ou plusieurs participants à un Registration Group. QRGATE conserve la relation de groupe tout en créant une Attendee Registration distincte pour chaque personne. Ce fonctionnement convient lorsqu’un coordinateur d’entreprise, une association ou une agence événementielle inscrit plusieurs participants au congrès.
- Chaque participant dispose de sa propre Registration, de ses réponses personnalisées, de son statut et de son état de conversion.
- Chaque participant peut ensuite devenir un Guest distinct avec sa propre Invitation, son RSVP, son QR Ticket et son historique de Check-in.
- Un participant ajouté par un Registration Contact peut revendiquer sa fiche en vérifiant son adresse e-mail via un lien sécurisé.
- Après cette revendication, le participant devient l’éditeur public principal de ses données personnelles jusqu’au transfert vers la Guest List.
- Si une adresse e-mail existe déjà pour l’Event, QRGATE ne crée pas de doublon ; un parcours sécurisé de revendication peut être proposé.
Les modules qui coopèrent de l’Invitation au Check-in
La valeur d’un logiciel d’inscription et de Check-in pour congrès ne réside pas uniquement dans le formulaire. L’Event fournit le contexte partagé pour les Registration Settings, Registration Groups, Attendee Registrations, Guests, Invitations, RSVP, QR Tickets et Check-in. Une fois le participant éligible transféré, le Guest devient l’objet opérationnel du parcours d’Invitation et d’entrée.
- Event et Event Registration : définir le contexte du congrès, le formulaire, les dates, la capacité et la politique de transfert.
- Registration et Form Builder : recueillir les informations standard et personnalisées.
- Guest List : conserver les Guests acceptés et associés à l’Event après un transfert contrôlé.
- Invitation : envoyer par e-mail les informations personnalisées de l’Event et du Guest, avec accès au QR Ticket et interaction RSVP facultative.
- RSVP : enregistrer l’intention Pending, Attending ou Not attending lorsqu’il est activé ; ce n’est pas une preuve de présence.
- QR Ticket et Check-in : identifier le Guest/Ticket et appliquer les règles de l’Event avant d’enregistrer une entrée acceptée ou refusée.
- Entry Staff et Self Check-in : prendre en charge le Check-in assisté ou initié par le Guest dans le workflow central de l’Event.
Exemple de workflow pour un congrès médical
Le workflow peut être configuré selon la manière dont votre congrès accepte les participants. L’exemple ci-dessous utilise une inscription publique avec approbation contrôlée, tout en conservant la possibilité d’utiliser une Guest List gérée par l’organisateur ou un import Excel pris en charge pour les personnes déjà connues de l’équipe.
- 1. Créez l’Event et ajoutez la date, l’heure, le lieu, le branding, les informations d’accès et les paramètres de langue destinés aux Guests.
- 2. Activez le module Event Registration optionnel et configurez les dates, la capacité et l’affichage facultatif de la disponibilité.
- 3. Ajoutez le bloc Registration Information et construisez le formulaire avec les champs standard et les questions personnalisées.
- 4. Publiez la Public Registration Page, diffusez son URL ou son Registration QR code, ou placez un bouton HTML <a> copiable sur votre site.
- 5. Recevez les soumissions individuelles ou groupées. La soumission est enregistrée comme Registration avant la fin de la vérification.
- 6. Utilisez la base de vérification documentée par e-mail. Un Registration Contact peut inscrire plusieurs participants ; chacun peut vérifier ou revendiquer sa propre fiche.
- 7. En mode Manual, examinez les dossiers éligibles, définissez le statut approprié et utilisez Add selected to Guest List. En mode Automatic, QRGATE peut transférer les Registrations vérifiées et éligibles conformément à la politique activée par l’organisateur.
- 8. Envoyez l’e-mail d’Invitation personnalisé séparément. Le transfert vers la Guest List n’envoie pas automatiquement d’Invitation.
- 9. Si le RSVP est activé, recueillez l’intention actuelle du Guest. Fournissez ensuite le QR Ticket individuel via le parcours destiné aux Guests.
- 10. Sur le lieu de l’Event, l’Entry Staff autorisé ou le workflow Self Check-in pris en charge lance l’entrée. QRGATE valide le contexte Event et Guest/Ticket, puis enregistre le résultat du Check-in.
- 11. Utilisez les vues opérationnelles et exports Excel pris en charge pour les Guests, Registrations, Check-ins et Extra Items concernés. Les opérations de Check-in prises en charge peuvent continuer lors d’une interruption temporaire de connexion et se synchroniser ensuite lorsque le workflow Offline documenté s’applique.
Les points à vérifier avant de choisir la plateforme
QRGATE convient lorsque votre congrès médical a besoin d’une couche d’inscription centrée sur l’Event, reliée à une Guest List contrôlée et à un parcours ultérieur de l’Invitation à l’entrée. Le parcours géré par l’organisateur reste également disponible : vous pouvez créer des Guests manuellement ou utiliser l’import Excel pris en charge, même lorsque l’Event Registration est activé.
- Déterminez si votre processus nécessite une approbation Manual ou un transfert Automatic activé par l’organisateur pour les Registrations éligibles.
- Décidez quelles informations doivent être des champs standard et lesquelles doivent être des questions personnalisées.
- Définissez si l’inscription groupée par Registration Contact convient aux inscriptions d’entreprises, d’associations ou d’agences.
- Considérez les prix calculés comme des informations tarifaires uniquement. QRGATE ne traite ni ne règle les paiements et ne gère pas la vente publique de billets.
- Rappelez-vous que le Registration QR code renvoie vers la Public Registration Page ; ce n’est ni un Guest QR Ticket ni un justificatif d’entrée.
- La documentation QRGATE ne confirme pas la gestion des crédits CME ou DPC, le suivi d’accréditation, la soumission de résumés, la gestion des intervenants, la vérification d’établissements médicaux, la validation de licences professionnelles, les certifications de santé ni les garanties réglementaires.
- Pour toute capacité non documentée dans le Product Brain, contactez support@qrgate.org au lieu de supposer qu’elle est disponible.
Foire aux questions
QRGATE peut-il gérer l’inscription à un congrès médical avant que les participants deviennent des Guests ?
Oui. Event Registration est un module optionnel au niveau de l’Event. Une soumission publique est d’abord enregistrée comme Attendee Registration. Elle peut devenir un Guest uniquement lorsque les règles documentées de vérification et d’éligibilité sont remplies, via un transfert Manual ou une politique Automatic activée par l’organisateur.
Le formulaire d’inscription peut-il contenir des questions personnalisées ?
Oui. Le Form Builder prend en charge les questions Short text, Long text, Yes / No, Single choice, Multiple choice et Checkbox, avec des paramètres tels que le libellé, le texte d’aide, le caractère obligatoire ou facultatif, l’état actif et l’ordre d’affichage. Les réponses restent liées à l’Attendee Registration individuel et peuvent apparaître comme colonnes dynamiques dans l’export Excel des Registrations.
Un Registration Contact peut-il inscrire plusieurs participants ?
Oui. Un Registration Contact vérifié peut créer une inscription groupée contenant plusieurs participants. Chaque personne reste une Attendee Registration distincte et peut ensuite disposer de son propre Guest, de son Invitation, de son RSVP, de son QR Ticket et de son historique de Check-in.
Toute soumission publique devient-elle immédiatement un Guest ?
Non. Registration et Guest sont deux étapes distinctes. En mode Manual, l’organisateur examine et transfère les dossiers éligibles. En mode Automatic, la politique doit d’abord être activée par l’organisateur et seules les Registrations disposant de la base de vérification documentée et de l’éligibilité requise peuvent être transférées. Le transfert n’autorise pas à lui seul l’entrée.
Peut-on définir une capacité maximale de participants ?
Oui. QRGATE prend en charge une capacité maximale calculée en nombre de participants et non de Registration Groups. Les participants New et Approved utilisent la capacité normale, tandis que Rejected et Waitlist ne la consomment pas. Le contrôle final est effectué côté backend et l’affichage public de la disponibilité est facultatif.
QRGATE traite-t-il les paiements d’inscription à un congrès médical ?
Non. QRGATE peut calculer et afficher un prix d’inscription informatif à partir d’un prix de base, d’une devise, d’un suffixe défini par l’organisateur et des ajustements liés aux réponses ou options prises en charge. Il ne fournit pas le paiement en ligne, l’autorisation ou le règlement des paiements, la collecte de factures ni la vente publique de billets.
Que se passe-t-il après le transfert d’une Registration éligible vers la Guest List ?
Le participant devient un Guest spécifique à l’Event, lié à sa Registration d’origine, et la modification publique de la Registration est verrouillée. L’organisateur suit ensuite le parcours Guest séparé : Invitation, RSVP facultatif, QR Ticket et Check-in validé. Aucune Invitation n’est envoyée automatiquement au moment du transfert.
Le Registration QR code est-il identique au Guest QR Ticket ?
Non. Le Registration QR code renvoie vers la Public Registration Page et sert à diffuser le lien d’inscription. Le Guest QR Ticket est un identifiant distinct, associé au Guest et à l’Event, utilisé dans le parcours ultérieur de Check-in. Un scan QR ne suffit pas à prendre une décision d’entrée.
Créez votre compte QRGATE et testez la démo
Configurez un Event, testez le parcours de l’inscription à la Guest List et évaluez la façon dont les Invitations, QR Tickets et Check-ins validés s’intègrent à vos opérations de congrès médical.
Créer un compte et tester la démo